Tips para la organización de eventos Deportivo
deporte despierta interés en todas las sociedades y por medio de su práctica se logra aprender sobre la convivencia, valores y normas fundamentales tanto de una sociedad en su conjunto como de un grupo reducido de personas. Ésto ha transformado cada vez más al deporte, con diversidad de formatos, en un negocio rentable.
Hoy en día grandes empresas organizan eventos deportivos para fortalecer y mantener la imagen de marca en sus clientes actuales y lograr establecer nuevas relaciones con potenciales consumidores. Compartimos contigo algunos consejos para la organización de eventos de este tipo:
- Inicia definiendo el objetivo del evento, a quién está dirigido y su denominación.
- Luego determina el deporte y quienes participarán.
- Cuando hayas establecido ¿Para qué? ¿Para quién? y el deporte, busca las instalaciones adecuadas (escenarios naturales, pista deportiva, recinto cerrado).
- En base a la búsqueda elabora presupuestos, compara y elige el que mejor se adecue a tus necesidades.
- Una vez que tengas aprobado el presupuesto, asegura la infraestructura (vestuario, oficinas, sala de primeros auxilios), el equipamiento y mantenimiento.
- Comienza a tramitar las habilitaciones, los permisos, licencias y seguros (música, cortes de calle, uso de la vía pública, acceso a ciudades, uso de instalaciones en la naturaleza, venta de bebidas y comestibles, fijación de carteles, seguro médico, seguro de responsabilidad civil, seguros contra terceros, estacionamientos).
- Designa y da a conocer los nombres de los responsables de la coordinación de las distintas actividades que se desarrollaran el día del evento.
- Una vez que tengas los puntos anteriores prácticamente definidos puedes dar a conocer al público el periodo de inscripción, la fecha de inicio del torneo, lugar donde se realizará la competencia, las vías de contacto, requerimientos acerca de vestimenta, accesorios, reglamentos y condiciones de participación, para esto puedes utilizar los servicios y herramientas que ofrece Eventbrite a organizadores de eventos deportivos.
- También es muy importante que designes responsables del área técnica, encargados de nombrar referís y jueces y velar por el cumplimiento de los reglamentos.
- Las relaciones públicas son importantísimas por lo que seleccionar encargados para esto es clave, ellos te ayudarán a difundir y publicar el evento, mantener informado a los participantes e invitados, realizar las inscripciones y organizar los festejos de entrega de premios, actos de cierre y acciones de prensa.
- Es indispensable que diseñes y pongas en funcionamiento vías de comunicación e información del evento: web, blog, cartelería, afiches, invitaciones, newsletters, etc. y publiques el fixture de las actividades programadas, la tabla de posiciones, estadísticas y comentarios de los asistentes.
- También deberás diseñar las identificaciones del personal, jueces, ayudantes de campo y organizadores y los colores por equipo e identificación de zonas o grupos.
- Si es necesario contrata jueces, árbitros, cronometradores, fotógrafos, camarógrafos, etc.
- Si habrán invitados especiales o VIP ten en cuenta el alojamiento y transporte de los mismos.
- Contempla aspectos vinculados con la seguridad del público, control policial, plan de emergencia y traslados de lesionados;
- así como también aspectos protocolares: banderas, partituras de himnos, ordenamiento de personalidades en diversos momentos, acreditaciones VIP, de prensa y otros.
- Y recuerda asignar espacios para el contacto personalizado con los medios de prensa. Las acciones de prensa son muy recomendables tanto antes, durante como luego del evento, esto ayuda a la difusión y le atribuye importancia.
